Трудовой патент — документ, который разрешает иностранным гражданам работать в России. Патент нужен, если:

• у потенциального работника нет разрешения на временное проживание и вида на жительство в РФ;
• он прибыл из страны, у которой с Россией безвизовый режим: например, из Абхазии, Азербайджана, Молдавии, Таджикистана, Узбекистана.

Гражданам Армении, Белоруссии, Казахстана и Киргизии не нужен трудовой патент, чтобы устроиться на работу в России: страны входят в Евразийский экономический союз (ЕЭС), для их граждан действует исключение.

В трудовой патент вписывают субъект РФ, где собирается работать иностранный гражданин. Сменить субъект не получится. Если работник получил патент в Воронеже, а потом переехал в Краснодар, то он должен оформить новый патент, чтобы работать в другом регионе.

Схожая ситуация с профессией: работать можно только по специальности, указанной в патенте. Исключение — если патент оформлен в Москве и Московской области: в этом случае профессию в патенте не указывают: если хватает квалификации, можно выбрать любую работу.

Какие преимущества трудового патента есть для иностранного гражданина и работодателя

Благодаря иностранцам работодатель может закрывать вакансии быстрее.
Когда работодатель официально нанимает иностранных граждан, он защищает себя от штрафов, которые можно получить за нелегальное использование труда.

Иностранный сотрудник с трудовым патентом прошёл предварительную проверку перед тем, как его получить: сдал экзамен на знание русского языка, прошёл медосмотр, а МВД подтвердило, что гражданин не связан с криминалом.

Иностранный гражданин с трудовым патентом может:

• выбирать работодателя;
• получать зарплату на банковский счёт;
• иметь те же трудовые права, что и граждане РФ.

Как иностранному гражданину получить трудовой патент

У иностранного гражданина есть 30 дней после прибытия в Россию, чтобы оформить патент. Перед тем, как подать заявление нужно:

• пройти медосмотр в одной из предложенных миграционным центром клиник;
• подтвердить знание русского языка, истории и законодательства РФ. Если гражданин закончил от 9 классов школы в СССР, то сертификат не потребуется;
• собрать необходимый пакет документов.

Чтобы оформить патент, кроме заявления, потребуются:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и его нотариально заверенный  РФ перевод;
• миграционная карта;
• уведомление о постановке на миграционный учёт по месту пребывания;
• полис ДМС или договор о предоставлении платных медицинских услуг;
• справка об отсутствии опасных заболеваний — туберкулеза, сифилиса, ВИЧ или коронавирусной инфекции;
• сертификат о владении русским языком, знании истории России и основ законодательства РФ.

Подать документы можно напрямую в территориальное подразделение по вопросам миграции МВД, — тогда заявление рассмотрят за 10 рабочих дней, или через миграционный центр, в который прибыл будущий работник, — в этом случае решение займет до 20-ти рабочих дней.

Когда МВД рассмотрит заявление, заявитель получит смс-сообщение. Если заявление одобрят, будущему работнику нужно будет приехать в миграционный центр или МВД, сфотографироваться и сдать отпечатки пальцев. Там же можно получить квитанцию для оплаты первого месяца.

Чтобы получить готовый трудовой патент, понадобятся оплаченная квитанция и паспорт.

Трудовой патент на руках, что дальше?

После того, как иностранный гражданин получит патент, он должен:

• найти работу;
• заключить трудовой договор или договор ГПХ;
• снять копию с документа, подтверждающего трудоустройство, и в течение 2-х месяцев предоставить её в миграционный отдел МВД.

Если этого не сделать, то патент аннулируют.

Как продлить патент

Продлить патент нельзя: когда срок действия закончится, иностранному гражданину нужно будет оформить новый.

Чтобы продлить сотрудничество, работодатель заполняет ходатайство. Сотруднику нужно подать заявление о переоформлении патента и приложить актуальный пакет документов:

• ходатайство работодателя;
• трудовой договор или договор ГПХ;
• квитанцию об уплате авансового платежа.

Сотрудник должен подать заявление на новый патент за 20 дней до того, как закончится предыдущий. Если не подать документы заранее, работодатель должен отстранить сотрудника от работы. У сотрудника будет 1 месяц, чтобы оформить новый патент.

Если за месяц сотрудник не оформит патент, работодатель должен расторгнуть договор и проинформировать об этом МВД в течение трёх рабочих дней.

Сколько стоит трудовой патент

Трудовой патент можно оформить на срок от 1 месяца до 1 года.

Стоимость патента в каждом регионе разная. Базовый размер аванса — 1200 ₽,
но на фактический размер влияют:

• фиксированный коэффициент-дефлятор от Минэкономразвития России, который меняется каждый год. В 2023 году коэффициент — 2,27%;
• региональный коэффициент, который каждый субъект РФ определяет индивидуально.

Величину ежемесячного авансового платежа для каждого региона можно посмотреть в таблице.

Кто и когда оплачивает патент

Оплачивать патент нужно заранее — авансом сразу за весь срок или разбив на ежемесячные платежи.

Если оплачивать ежемесячно, то аванс за новый месяц нужно внести пока не закончится предыдущий: если патент был оформлен 5 июля, следующий платеж нужно внести до 4 августа включительно.

Первый авансовый платёж вносит сам работник, когда оформляет патент. Последующие платежи может вносить как работник, так и работодатель: в 2022 году ФНС разрешила работодателям оплачивать патент за иностранных сотрудников.

Если платежи будет вносить работодатель, то с суммы, уплаченной за патент, нужно заплатить НДФЛ: по закону этот платёж — часть дохода сотрудника. Для государства это выглядит так, как если бы сотрудник передал работодателю нужную сумму со своей зарплаты и попросил оплатить патент за него.

Когда работодатель будет начислять зарплату такому сотруднику, он может уменьшить размер НДФЛ на сумму, которую он заплатил за патент. Для этого нужны чек или платёжное поручение, подтверждающие оплату, и уведомление из налоговой.

Зачем работодателю оплачивать трудовой патент за сотрудника

Если сотрудник будет работать без действительного патента, то компанию-работодателя могут оштрафовать или запретить её деятельность — на срок от 14 до 90 суток. Размер штрафа зависит от субъекта РФ:

• от 400 000 до 1 000 000 ₽ в Москве и Московской области, в Санкт-Петербурге и Ленинградской области;
• от 250 000 до 800 000 Р в остальных регионах РФ.

Поэтому работодателю нужно не только убедиться в том, что патент есть, но и что патент действителен и оплачен.

Если работник решит оплачивать патент ежемесячно авансовыми платежами, то работодателю каждый месяц нужно проверять чеки об оплате. Важно, чтобы работник:

• вовремя внёс авансовый платёж, пока действует предыдущий. Если не успеть, то патент аннулируют и его придется оформлять заново;
• верно заполнил о себе все данные, включая ИНН;
• указал правильную сумму при оплате.

Даже если патент будет на руках, но МВД обнаружит несоответствие, то компанию-работодателя оштрафуют или остановят её деятельность.

Как работодателю автоматизировать оплату патентов

В QIWI Business есть решение, которое помогает работодателю оплачивать патенты.
Решение позволяет:

• автоматизировать оплату патентов — вручную заполнять документы на каждого сотрудника не придётся;
• оплачивать текущие патенты вовремя и не допускать просрочек;
• хранить информацию о всех активных патентах сотрудников в одной базе.

Чтобы оплатить патент за сотрудников, достаточно:

1. Оставить заявку и заключить договор.
2. Подготовить список сотрудников и внести их данные в реестр. Мы проверим, что все данные заполнены верно, и подтвердим общую сумму выплат.
3. Пополнить счёт в КИВИ Банке на согласованную сумму. Переведём в ФНС оплату за все необходимые патенты и вышлем подтверждающие документы.

О чём нужно помнить работодателю